WZ online – niezawodna dokumentacja magazynowa
Prowadzeniefirmy to wyzwanie dla tych najbardziej odważnych. Nie każdy decydujesię na założenie własnej działalności gospodarczej, gdyż oprócz obawprzed utratą płynności finansowej bądź też problemów z tymzwiązanych, jest jeszcze strach przed formalnościami, które trzebadopełnić praktycznie przy każdej dokonywanej transakcji. W przypadkusprzedaży oraz posiadania własnego magazynu dochodzi jeszczeobowiązek prowadzenia dokumentacji magazynowej. To kolejny „druczek”,który potwierdza jeden z etapów procesu zakupowego. Czy jest ważny idlaczego?
Zmagazynu wychodzą towary i materiały, jak też są uzupełniane stany okolejne i tak każdego dnia, tygodnia, miesiąca i roku. W zależnościod jego wielkości, jak też skali, na jaką świadczymy usługi, przepływtowarów będzie mniejszy lub większy, jednak zawsze on będzie, czyliilość produktów będzie ulegała ciągłej zmianie. Brak nad nią kontrolimoże doprowadzić do niezgodności w finansach firmy, dokumentacjipotwierdzającej transakcje i realizacje zamówień, jak też problemów wkontaktach biznesowych. Wyobraźmy sobie taką sytuację.
Klientskłada zamówienie na 100 opakowań papierowych talerzyków, 100opakowań papierowych kubków i plastikowych sztućców. Sprzedawcapotwierdza realizację zamówienia, zostaje wpłacona zaliczka, po czymokazuje się, że na stanie magazynu brakuje 30 opakowań papierowychtalerzyków, a plastikowych widelców nie ma w ogóle. Konieczne jestich zamówienie, to jednak potrwa, a klient musi czekać. Nie ma jednakczasu, ponieważ potrzebuje on papierowych naczyń na przyjęciefirmowe, które odbędzie się już za 2 dni.
Co wtakiej sytuacji zrobi nasz klient? Zażąda zwrotu zaliczki i skorzystaz oferty innego sklepu, a my tracimy wówczas nie tylko jego, ale teżdobre imię firmy.
Tasytuacja pokazuje, że dokumentacja każdego ruchu na zewnątrz zmagazynu jest ważna i potrzebna, by nasz klient zawsze otrzymał to, oco prosi, a w sytuacji, kiedy towaru nie ma na stanie, niewprowadzało się go niepotrzebnie w błąd. Służy temu dokument WZonline, który wypełniamy, korzystając z programu do fakturowaniafaktury.pl.
Coto jest dokument WZ?
DokumentWZ, czyli tak naprawdę „wydanie zewnętrzne”, to dowódmagazynowy, potwierdzający wydanie towaru lub materiału z magazynu nazewnątrz, co oznacza, że zmieniła się jego ilość na stanie. Jest torównież sygnał dla sprzedawcy, że został zrealizowany kolejny krok wcelu dostarczenia zamówienia do klienta. Dokument WZ onlinewystawia magazynier odpowiadający za wydawanie i przyjmowanietowarów.
Ruch wmagazynie potwierdzany jest także przez inne dokumenty, jak PZ(przyjęcie z zewnątrz), PW (przyjęcie wewnętrzne), MM (przesunięciemiędzymagazynowe), RW (rozchód wewnętrzny) i MM (przesunięciemiędzymagazynowe).
WZonline nie generuje zapisów w rejestrach VAT, jak równieżpłatności. Trzeba zatem wiedzieć, że ten dokument magazynowy nie możestanowić dowodu, na podstawie którego dokonywane będą zapisy ujęciakosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Zanimsprzedaż zostanie jednak udokumentowana fakturą, zostaje sporządzonydokument WZ, może być w formie papierowej lub WZ online, wformie elektronicznej. Pamiętaj jednak, że fakturę do niego trzebawystawić w terminie do 7 dni powstania takiego dokumentumagazynowego. Nie jest jednak konieczne wystawianie WZ do każdejfaktury.
Jakwystawić WZ w formie papierowej?
DokumentWZ można wystawić w sposób tradycyjny, czyli w formie papierowej. Comusi się na nim znaleźć?
Numerkolejny dokumentu WZ
Datajego wystawienia, jak również data wydania towaru
Informacjena temat towaru, którego dokument dotyczy, czyli: nazwę i ilośćtowaru, który jest wydawany z magazynu i jego cenę jednostkową
danewystawcy oraz odbiorcy towaru
podpis osoby, która została upoważniona do wystawiania dokumentu WZ,czyli najczęściej magazyniera.
Takidokument jest informacją, że towar już nie znajduje się w magazynie,a jest na etapie transportu do odbiorcy. W ten sposób każdy etaprealizacji zamówienia jest zarejestrowany, co daje dużą kontrolę nadtym, co dzieje się w naszej firmie. Przykład, który został wcześniejpodany nie jest niestety rzadkością. Wielu przedsiębiorcówbagatelizuje konieczność dokumentacji, która potwierdza ruch wmagazynie. Przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi jednostkamijest znacznie ograniczony, dochodzi do nieporozumień, niezgodności wdokumentacji i brakiem towarów na stanie, na które właśnie zostałozłożone zamówienie.
Jakwystawić WZ online?
Odpewnego czasu dostępny jest również dokument WZ online, czylimożliwość wystawiania dokumentu magazynowego z wykorzystaniemodpowiedniego programu do fakturowania. Taki formularz jest także wsystemie faktury.pl.
WZonline wygląda w taki sam sposób, jak ten dokument w formiepapierowej, czyli zawiera te same elementy:
numerkolejny dokumentu WZ
datajego wystawienia, jak również data wydania towaru
informacjei dane towaru, którego dotyczy dokument, czyli - nazwa i ilośćtowaru, jego cena jednostkowa
danewystawcy i odbiorcy towaru
WZonline jest znacznie wygodniejszą oraz praktyczniejszą opcją, niżtradycyjny sposób wystawiania dokumentu. Przede wszystkim nie makonieczności jego dostarczania osobiście do odbiorcy, co znacznieułatwia i przyśpiesza cały proces realizacji zamówienia. Można zniego oczywiście stworzyć dokument PDF i wydrukować, ale też wysłaćbezpośrednio na e-maila odbiorcy.
Niewątpliwązaletą programu jest obecność modułu magazynu, dzięki któremu możemyłatwo generować wszystkie informacje o produktach, jak teżkontrolować ich stan na magazynie. Ryzyko popełnienia błędu przyrealizacji zamówienia jest w maksymalnym stopniu ograniczone.Wszystkie niezbędne dane są w systemie, wiesz, ile danego towaruznajduje się na stanie, kiedy została sprzedana jego ostatnia sztuka,czego brakuje i należy zamówić u producenta, jak również jakieprodukty zamówił każdy z Twoich kontrahentów. Program do wystawianiafaktur oraz innych dokumentów w tym WZ online to kolejny krokw kierunku automatyzacji procesów zakupowych. System wykonuje za naswiększą część czynność. Informacje o produktach i dane kontrahentówmamy już zapisane w programie, kilka ruchów myszką wystarczy, bydokument był gotowy do wysłania.
